Software gestione documentale: cos’è e come scegliere
Un software gestione documentale raccoglie gli strumenti per creare, archiviare, ritrovare, condividere e controllare i documenti di un’organizzazione. DMS significa Document Management System: nella scelta contano ricerca, versioning, permessi, scadenze, firma, approvazioni e tracciabilità. IntraThor DMS risponde con faldoni, OCR, firma elettronica avanzata, Microsoft 365 e ThorIA integrata.
Una guida alla scelta di un software documentale, dalle funzioni da verificare alla gestione dei documenti con IntraThor DMS.
Cos’è la gestione documentale
La gestione documentale è l’insieme di processi e strumenti per creare, archiviare, ritrovare, condividere e controllare i documenti di un’organizzazione.
Software documentale e DMS sono sinonimi nell’uso comune: DMS è la sigla inglese di Document Management System.
Nella scelta verifica come vengono gestiti:
- ricerca, versioning e permessi per ruolo
- scadenze e flussi di approvazione
- firma e tracciabilità delle modifiche
Quando serve un DMS
Un DMS serve per controllare:
- organizzazione e ricerca dei documenti
- versioning dei documenti
- date di scadenza
- flussi di approvazione
- permessi e tracciabilità delle modifiche
Cosa verificare nelle cartelle condivise
- ricerca dei file
- controllo delle versioni
- gestione delle scadenze
- approvazioni dei documenti
- permessi granulari su ogni documento
Cosa deve avere un software documentale
Organizzazione
Come vengono archiviati e controllati i documenti?
Ricerca
Come si ritrovano i documenti?
Versioning
Sono tracciate le versioni dei documenti?
Permessi
Sono disponibili permessi per ruolo?
Scadenze
È possibile gestire le scadenze?
Firma
Quale firma è supportata?
Audit
Sono tracciate le modifiche?
Approvazioni
Sono disponibili flussi di approvazione?
Integrazioni
Come si collabora sui documenti con altri strumenti?
Microsoft 365
È disponibile la modifica collaborativa dei file Office?
Come IntraThor DMS risponde
IntraThor DMS per la gestione documentale organizza documenti in faldoni e include OCR, versioning, scadenze e flussi di approvazione. Il drive a più livelli permette di modificare i file Office insieme con Microsoft 365 tramite WOPI.
Confronta IntraThor DMS con altri software di gestione documentale
Permette di:
- ricerca, versioning e permessi per ruolo
- associare scadenze, protocollo e altri campi
- firmare con FEA, OTP telefonico e log hash
- modificare i file con Microsoft 365 tramite WOPI
- gestire versioning e approvazioni
ThorIA può:
- leggere e cercare file
- collocarli nei faldoni corretti e riorganizzare il drive
- gestire il flusso di approvazione
Permessi, firma e tracciabilità
Nella scelta verifica:
Ricerca, versioning, permessi, scadenze, firma e tracciabilità sono gli elementi da valutare nella scelta di un software documentale.
Integrazione in IntraThor
IntraThor DMS è il modulo documentale della piattaforma IntraThor, con ThorIA integrata.
I faldoni sono organizzati per:
Un solo portale
Un solo accesso
Tutto collegato
Checklist di scelta
Utenti, aziende e documenti illimitati: nessun costo per utente né per azienda. Sono inclusi 64 GB di spazio; se ne servono di più, lo spazio aggiuntivo costa pochissimo.
F.A.Q. - Domande frequenti
Cos'è la gestione documentale?
È l'insieme di processi e strumenti per creare, archiviare, ritrovare, condividere e controllare i documenti di un'organizzazione.
Che differenza c'è tra software documentale e DMS?
Nell'uso comune sono sinonimi: DMS è la sigla inglese di Document Management System.
Cosa deve avere un buon software documentale?
Ricerca efficace, versioning, permessi per ruolo, scadenze, flussi di approvazione, firma e tracciabilità delle modifiche.
Perché non basta una cartella condivisa?
Perché le cartelle non tracciano versioni, scadenze, approvazioni e permessi granulari su ogni documento.
Ci sono costi per utente?
Utenti, aziende e documenti illimitati: nessun costo per utente né per azienda. Sono inclusi 64 GB di spazio; se ne servono di più, lo spazio aggiuntivo costa pochissimo.
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