DURC: validità, scadenza e come verificarlo

Il DURC è uno dei documenti più richiesti a imprese, fornitori e subappaltatori. Ha una validità limitata, quindi non basta averlo una volta: va controllato e rinnovato con regolarità.

In questo articolo vediamo cos'è, a cosa serve, quanto dura, come si verifica e come tenere sotto controllo i DURC dei propri fornitori e subappaltatori senza rincorrerli uno per uno.

Cos'è il DURC

Il DURC, documento unico di regolarità contributiva, attesta la posizione di un'impresa verso INPS, INAIL e, per l'edilizia, le Casse edili. In un solo documento riassume se l'impresa è in regola con i versamenti contributivi e assicurativi.

Proprio perché riunisce in un unico documento la posizione verso più enti, il DURC è diventato un riferimento pratico per chi deve valutare l'affidabilità di un'impresa. Nel settore edile, la presenza delle Casse edili lo rende ancora più rilevante per imprese e subappaltatori che lavorano nei cantieri.

A cosa serve

Il DURC serve per appalti, subappalti e gli altri usi previsti dalla norma. Nel settore edile è uno dei documenti centrali della qualifica di imprese e subappaltatori e rientra tra quelli normalmente considerati nella verifica dell'idoneità tecnico-professionale.

Per un committente o un'impresa affidataria, un DURC valido è un segnale concreto di affidabilità del fornitore. Un DURC scaduto o irregolare, al contrario, è un campanello d'allarme da non ignorare.

Per usi specifici verifica sempre le istruzioni di INPS e INAIL.

Nella gestione dei fornitori, il DURC è spesso il primo documento richiesto al momento della qualifica e uno di quelli controllati più di frequente durante il rapporto. Per questo è utile inserirlo in un elenco standard di documenti, insieme agli altri richiesti per ogni categoria di fornitore, come descritto nella nostra guida su come creare un albo fornitori.

Validità e scadenza

Il DURC online positivo ha una validità di 120 giorni. Trascorso questo periodo è necessario disporre di un nuovo documento.

Se dalla verifica emergono irregolarità, l'interessato riceve via PEC un invito a regolarizzare entro un termine non superiore a 15 giorni.

Per chi gestisce molti fornitori, la conseguenza pratica è chiara: con una validità di 120 giorni, ogni anno il DURC di ciascun fornitore va controllato più volte. Senza un sistema che ricordi le scadenze, è facile lavorare con un fornitore il cui DURC è scaduto senza accorgersene.

Un buon metodo è annotare, per ogni fornitore, la data in cui il DURC è stato verificato e quella in cui scadrà, prevedendo un avviso con un anticipo sufficiente a richiedere il nuovo documento. In questo modo il rinnovo diventa un'attività programmata, non un'emergenza.

Come si verifica

La verifica avviene online, tramite i servizi messi a disposizione da INPS e INAIL, che indicano anche chi può effettuarla e con quali modalità. Il risultato attesta se l'impresa risulta regolare o meno alla data della verifica.

Dal punto di vista organizzativo, ogni volta che verifichi o ricevi un DURC è utile:

• controllare che il documento si riferisca all'impresa corretta;
• registrare la data di emissione e quella di scadenza;
• archiviare il documento nella scheda del fornitore, insieme agli altri documenti di qualifica;
• impostare un promemoria prima della scadenza.

Conserva anche i DURC precedenti: lo storico consente di ricostruire, se necessario, la regolarità di un fornitore nel periodo in cui ha lavorato per te. Archiviare i documenti nella stessa scheda del fornitore, invece che in cartelle separate, rende questa ricostruzione immediata.

DURC di fornitori e subappaltatori: come monitorare le scadenze

Con pochi fornitori un calendario può bastare. Con decine di imprese e subappaltatori, magari distribuiti su più cantieri, serve un sistema che lavori al posto tuo:

• alert automatici prima della scadenza di ogni DURC;
• solleciti automatici al fornitore per il caricamento del documento aggiornato;
• caricamento diretto da parte del fornitore, tramite link protetto;
• storico dei documenti caricati, per ricostruire la regolarità nel tempo;
• visione d'insieme per sapere subito quali fornitori hanno documenti mancanti o scaduti.

Il modulo di qualifica fornitori Intrathor raccoglie i documenti tramite link protetto da password, senza registrazione, e invia alert e solleciti automatici per i documenti mancanti o in scadenza. In Intrathor Edile i documenti sono collegati anche ai cantieri; per gestire i documenti di tutta l'azienda c'è Intrathor DMS. Nei cantieri, accanto al DURC, ricorda di verificare anche la patente a crediti.

Il risultato è un controllo costante e documentato: ogni DURC ha una scadenza registrata, ogni rinnovo viene richiesto in tempo e in caso di verifica puoi mostrare subito lo stato di ciascun fornitore.

Esempio pratico: un cantiere con cinque subappaltatori

Immagina un'impresa che lavora con cinque subappaltatori sullo stesso cantiere. Ognuno ha un DURC con una data di scadenza diversa. Se le date sono annotate a mano, basta un periodo di lavoro intenso perché un documento scaduto passi inosservato.

Con un elenco unico ordinato per scadenza, invece, l'ufficio vede subito quali documenti stanno per scadere e può chiedere per tempo quello aggiornato. Il controllo diventa un'attività programmata, non un'emergenza.

Passi operativi

1. Raccogli il DURC di ogni fornitore e subappaltatore prima dell'inizio dei lavori.
2. Registra la data di scadenza in un unico archivio.
3. Imposta un promemoria con alcune settimane di anticipo.
4. Richiedi e verifica il nuovo documento, poi archivia quello precedente nello storico.

Domande frequenti

Informazioni di carattere generale, non costituiscono consulenza legale: verifica sempre la normativa aggiornata.