Consegnare un paio di scarpe antinfortunistiche o un casco è un gesto quotidiano in molte aziende e in tutti i cantieri. Ma come si dimostra, a distanza di mesi, che quel DPI è stato consegnato, a chi e quando? È la funzione del registro di consegna DPI.
Gli obblighi del datore di lavoro sui DPI
I DPI, dispositivi di protezione individuale, sono le attrezzature indossate dal lavoratore per proteggerlo dai rischi per la salute e la sicurezza. In termini generali, il datore di lavoro deve (D.Lgs. 81/2008, art. 77):
- fornire DPI adeguati ai rischi presenti;
- informare i lavoratori sui rischi da cui il DPI li protegge;
- formare i lavoratori sull'uso corretto dei DPI;
- addestrare i lavoratori, per i DPI di terza categoria.
Questi obblighi non si esauriscono al momento della prima consegna. I DPI vanno mantenuti efficienti e sostituiti quando necessario, e i lavoratori cambiano nel tempo mansione, reparto o cantiere. La gestione dei DPI è quindi un'attività continua, che richiede un metodo.
La consegna documentata come buona pratica
Documentare ogni consegna con un modulo firmato dal lavoratore è una buona pratica per dimostrare l'adempimento. In caso di controllo o di infortunio, il registro permette di ricostruire quali DPI sono stati forniti, a chi e in quale data.
Il registro è utile anche per l'organizzazione interna: sapere chi ha ricevuto cosa aiuta a pianificare le sostituzioni, a gestire le scorte e a non dimenticare i nuovi assunti o i lavoratori che cambiano mansione.
Un modulo di consegna efficace è semplice: identifica chiaramente il lavoratore e il dispositivo, riporta la data e viene firmato per ricevuta. Può essere utile indicare anche che il lavoratore ha ricevuto le informazioni sull'uso del DPI, collegando così la consegna alle attività di informazione e formazione.
Cosa registrare
Per ogni consegna è utile registrare almeno queste informazioni:
| Campo | Cosa indicare |
|---|---|
| Dipendente | Nome, mansione, reparto o cantiere |
| DPI | Tipo e modello del dispositivo |
| Data di consegna | Giorno in cui il DPI è stato consegnato |
| Taglia | Per DPI indossabili come scarpe, guanti, indumenti |
| Certificazioni | Documentazione e certificazioni del DPI |
| Scadenze | Data di sostituzione o di fine validità |
| Firma | Firma del lavoratore per ricevuta |
Conserva anche lo storico delle sostituzioni: un DPI consegnato più volte allo stesso lavoratore racconta la storia della sua dotazione nel tempo.
Organizza il registro in modo da poterlo consultare da due punti di vista: per lavoratore, per sapere quali DPI ha in dotazione, e per tipo di DPI, per sapere a chi è stato consegnato un certo modello e quando andrà sostituito.
Gli errori più comuni
- Moduli cartacei sparsi: difficili da ritrovare quando servono.
- Scadenze non monitorate: DPI usati oltre la loro validità.
- Certificazioni non archiviate: impossibile dimostrare l'adeguatezza del dispositivo.
- Gestione multisede o multi-cantiere disordinata: ogni sede tiene il proprio registro, senza una visione d'insieme.
Per evitarli conviene stabilire poche regole chiare: chi consegna i DPI, come viene registrata la consegna, dove vengono conservati i moduli firmati e chi controlla periodicamente le scadenze.
Come gestirlo in digitale
Con Intrathor - Gestione DPI ogni dispositivo è associato al dipendente o al progetto, con storico completo di consegne e sostituzioni, certificazioni e documentazione tecnica allegate e alert automatici sulle scadenze. Il modulo è integrato con il software per la gestione del personale: i dati dei dipendenti sono già disponibili e non vanno inseriti due volte.
Il registro smette così di essere un faldone da aggiornare e diventa un archivio consultabile in pochi secondi, anche quando i lavoratori sono distribuiti su più sedi o cantieri. Per i cantieri, scopri anche come gestire il giornale di cantiere.
Passi operativi per partire
- Fai l'elenco dei DPI in uso in azienda, divisi per mansione.
- Associa a ogni lavoratore i DPI che gli servono, con le taglie.
- Prepara un modulo di consegna unico per tutte le sedi.
- Archivia i moduli firmati in un unico posto.
- Fissa un controllo periodico delle scadenze e delle sostituzioni.
Domande frequenti
Quali sono gli obblighi del datore di lavoro sui DPI?
In generale fornire DPI adeguati, informare e formare i lavoratori e, per i DPI di terza categoria, addestrarli (D.Lgs. 81/2008, art. 77).
Perché documentare la consegna dei DPI?
Un modulo di consegna firmato dal lavoratore è una buona pratica per dimostrare l'adempimento e ricostruire quali DPI sono stati forniti, a chi e quando.
Cosa deve contenere il registro?
Almeno dipendente, DPI, data di consegna, taglia, certificazioni, scadenze e firma del lavoratore.
Come gestire il registro in digitale?
Con Intrathor - Gestione DPI ogni dispositivo è associato al dipendente o al progetto, con storico delle consegne, certificazioni allegate e alert automatici sulle scadenze.
Il registro può essere digitale?
Sì, un registro digitale è un modo per organizzare consegne, firme e scadenze in un unico archivio consultabile da tutte le sedi.
Ogni quanto va controllato il registro?
Conviene fissare un controllo periodico, ad esempio mensile, delle scadenze e delle sostituzioni, oltre a un aggiornamento a ogni nuova assunzione o cambio di mansione.
Chi deve occuparsi del registro?
È utile indicare una persona responsabile per ogni sede o cantiere, con regole comuni su come registrare la consegna e dove conservare i moduli.
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