Si parla molto di intelligenza artificiale, ma per una piccola o media impresa la domanda è pratica: in quali attività quotidiane può davvero far risparmiare tempo? La risposta non sta nelle promesse generiche, ma in casi d'uso precisi, legati a problemi che ogni azienda conosce.
Abbiamo raccolto 10 casi d'uso basati sulle funzioni di ThorIA, l'AI aziendale di Thorsoft. Per ciascuno trovi il problema, come lo risolve l'AI e cosa serve per farlo funzionare.
1. Analizzare documenti PDF, Excel e immagini
Il problema. Contratti, fatture, certificati e tabelle arrivano in formati diversi e leggerli uno per uno richiede tempo, soprattutto quando bisogna estrarre poche informazioni da documenti lunghi.
Come lo risolve l'AI. L'AI legge PDF, file Excel e immagini, ne riassume il contenuto e risponde a domande precise, ad esempio quali sono le condizioni principali di un contratto o quali voci superano una certa soglia in un foglio di calcolo.
Cosa serve. I documenti da analizzare e indicazioni chiare su cosa cercare. Le risposte vanno verificate da una persona quando sono usate per decisioni importanti.
2. Verificare le anagrafiche nei documenti
Il problema. Un documento caricato da un fornitore o da un dipendente può riferirsi alla persona o all'azienda sbagliata: un errore che spesso emerge solo durante un controllo.
Come lo risolve l'AI. L'AI confronta i dati anagrafici presenti nel documento, come ragione sociale o nome, con quelli del soggetto a cui il documento è associato e segnala le incongruenze.
Cosa serve. Anagrafiche aggiornate di fornitori e dipendenti e un archivio in cui ogni documento è collegato al proprio soggetto.
3. Calcolare automaticamente le scadenze
Il problema. Molti documenti hanno una validità limitata, ma la data di scadenza non è sempre scritta in modo esplicito. Calcolarla a mano per ogni documento è lento e soggetto a errori.
Come lo risolve l'AI. L'AI determina la scadenza in base alla tipologia di documento e la propone all'operatore, che la valida prima che venga registrata.
Cosa serve. Tipologie di documento ben definite e un operatore incaricato della validazione.
4. Inviare solleciti automatici via email
Il problema. Rincorrere fornitori e dipendenti per documenti mancanti o in scadenza è un lavoro ripetitivo che cresce con il numero di soggetti da gestire.
Come lo risolve l'AI. L'AI invia solleciti via email a fornitori e dipendenti quando un documento manca o sta per scadere, con un testo adeguato alla situazione.
Cosa serve. Indirizzi email corretti, regole su quando e con quale frequenza sollecitare, e un registro delle scadenze aggiornato.
5. Generare comunicazioni, report e offerte
Il problema. Scrivere email, report periodici o bozze di offerta porta via tempo che potrebbe essere dedicato ad attività a maggior valore.
Come lo risolve l'AI. L'AI prepara una prima versione di comunicazioni, report e offerte partendo dai dati e dai modelli dell'azienda, che una persona rilegge e completa.
Cosa serve. Modelli di riferimento, tono di voce definito e una revisione umana prima dell'invio.
6. Interrogare i dati in linguaggio naturale
Il problema. Per ottenere un'informazione dai sistemi aziendali spesso bisogna conoscere filtri, report o chiedere a un collega esperto.
Come lo risolve l'AI. Si fanno domande in italiano, come "quali fornitori hanno documenti in scadenza questo mese?", e l'AI risponde partendo dai dati disponibili.
Cosa serve. Dati strutturati e accessibili, e permessi che stabiliscano cosa ciascun utente può vedere.
7. Applicare policy e controlli sui contenuti
Il problema. Senza regole, l'AI può essere usata per scopi non previsti o produrre contenuti non coerenti con le politiche aziendali.
Come lo risolve l'AI. Policy e filtri aziendali definiscono cosa l'AI può fare, quali fonti usare e come comportarsi, applicando controlli sui contenuti.
Cosa serve. Una policy interna sull'uso dell'AI, tradotta in regole configurate nel sistema.
8. Programmare automazioni schedulate
Il problema. Alcune attività si ripetono a intervalli regolari: controlli settimanali, riepiloghi mensili, verifiche periodiche.
Come lo risolve l'AI. Le automazioni schedulate eseguono queste attività in modo programmato, senza che qualcuno debba ricordarsene.
Cosa serve. Attività ben definite, una frequenza stabilita e un responsabile che verifichi i risultati.
9. Creare una knowledge base condivisa
Il problema. Procedure, istruzioni e documenti di riferimento sono sparsi e i colleghi ripetono sempre le stesse domande.
Come lo risolve l'AI. Una knowledge base con file condivisi permette all'AI di rispondere alle domande partendo dai documenti dell'azienda.
Cosa serve. Documenti di riferimento aggiornati e una persona che ne curi la manutenzione.
10. Gestire ruoli e permessi
Il problema. Non tutti in azienda devono vedere o modificare le stesse informazioni, anche quando usano l'AI.
Come lo risolve l'AI. Ruoli e permessi, ad esempio viewer, editor e owner, stabiliscono chi può consultare, modificare o amministrare contenuti e configurazioni.
Cosa serve. Una mappa dei ruoli aziendali e regole chiare su chi può accedere a cosa.
Come partire
Non serve attivare tutti i casi d'uso insieme. Il modo più efficace è scegliere uno o due problemi che pesano di più sull'organizzazione, ad esempio le scadenze dei documenti dei fornitori, e partire da lì. Una volta ottenuti i primi risultati, è più semplice estendere l'uso ad altre attività.
Alcune condizioni valgono per tutti i casi:
- Dati ordinati: l'AI lavora meglio su documenti e anagrafiche ben organizzati.
- Regole chiare: policy e permessi stabiliscono cosa l'AI può fare e per chi.
- Controllo umano: i risultati importanti vanno sempre verificati da una persona.
- Protezione dei dati: sapere dove sono i dati e se vengono usati per l'addestramento.
Molti di questi casi, come verifica anagrafica, calcolo delle scadenze e solleciti, sono già integrati nel sistema di gestione documentale Intrathor DMS. Per approfondire leggi anche AI e gestione documentale: i controlli automatici e la nostra checklist per scegliere un'AI aziendale.
Con ThorIA i dati sono ospitati in Italia e non vengono mai usati per addestrare modelli; gli utenti sono illimitati e il team Thorsoft personalizza il sistema sui processi aziendali. Thorsoft dichiara ThorIA nella categoria a rischio limitato dell'AI Act.
Domande frequenti
Cos'è l'AI aziendale?
È un sistema di intelligenza artificiale configurato sui dati, sulle regole e sui processi di un'azienda, per supportare attività come analisi dei documenti, scadenze e comunicazioni.
Da quale caso d'uso conviene partire?
Da uno o due problemi che pesano di più sull'organizzazione, come la gestione delle scadenze dei documenti dei fornitori, per poi estendere l'uso.
L'AI sostituisce le persone?
No. L'AI riduce il lavoro ripetitivo, ma i risultati importanti vanno verificati da una persona che mantiene la responsabilità delle decisioni.
Cosa serve per usare l'AI in una PMI?
Dati ordinati, regole chiare su cosa l'AI può fare, ruoli e permessi definiti e un controllo umano sui risultati.
ThorIA usa i dati aziendali per l'addestramento?
No. Con ThorIA i dati sono ospitati in Italia e non vengono mai usati per addestrare modelli.
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