Come scegliere il drive aziendale: cloud, area SFTP o invio file

Un file può essere archiviato su un computer, condiviso in un drive cloud o inviato con un link. Sono operazioni diverse. Prima di scegliere uno strumento, chiarisci quali devono diventare parte del lavoro quotidiano e chi deve partecipare. Il prezzo iniziale è solo uno dei criteri: contano anche spazio, accessi, versioni e recupero dei documenti.

Di cosa ha bisogno davvero un'azienda

Parti dai file che esistono già, non dal catalogo di un fornitore. Dove sono i contratti, i disegni tecnici, i fogli di calcolo e le immagini? Chi li aggiorna? Chi deve riceverli? Una cartella personale può andare bene per una bozza, ma non necessariamente per l'archivio che deve restare disponibile quando un dipendente cambia ruolo.

Archiviare significa conservare e trovare i file. Collaborare significa lavorare sugli stessi documenti, controllando modifiche e versioni. Scambiare file con l'esterno richiede accessi adatti a clienti e fornitori. Fare backup serve invece a recuperare dati dopo cancellazioni, errori o problemi tecnici. Uno strumento può coprire più esigenze, ma queste funzioni non sono sinonimi.

Raccogli qualche caso concreto: un fornitore che deve caricare un allegato, un cliente che consulta una cartella, un gruppo che modifica un documento Office. Distingui le persone interne dagli ospiti e dai destinatari occasionali. Questa mappa evita di comprare licenze per chi deve soltanto scaricare un file e aiuta a capire quali permessi siano necessari.

Drive cloud, NAS, area FTP/SFTP e invio file: le differenze

Le quattro categorie rispondono a bisogni diversi. La tabella non sostituisce la verifica di un prodotto specifico: indica quali domande porre prima di scegliere.

Un drive non equivale a un DMS. Se i documenti devono seguire approvazioni, scadenze o obblighi interni, può servire una gestione documentale strutturata. Per distinguere i due ambiti leggi che cos'è un Document Management System. Drive e DMS possono essere usati insieme senza affidare a una semplice cartella il controllo di un processo.

Come inviare file pesanti a clienti e fornitori

Come posso inviare un file da 20 GB? La prima verifica è il limite sul singolo file, non solo lo spazio totale del piano. Serve poi una connessione adeguata e un caricamento che possa riprendere dopo un'interruzione. Il destinatario deve sapere come scaricare il contenuto e se deve creare un account. Prova l'intero percorso, non soltanto il caricamento.

Per un trasferimento occasionale può bastare un servizio di invio file. Per uno scambio ricorrente, un drive con cartelle dedicate mantiene i materiali nello stesso posto e permette di aggiornarli. Un link protetto da password limita l'accesso a chi la conosce; quando disponibile, una scadenza del link può ridurre il tempo di esposizione. Verifica queste opzioni nel piano scelto, senza supporle presenti.

Cosa usare al posto di WeTransfer? In azienda valuta un drive che consenta sia download sia caricamento da parte di soggetti esterni. Una cartella in sola lettura serve a consegnare materiali; una cartella in modifica può ricevere file dal cliente. Controlla se il destinatario può operare senza account e se vede soltanto ciò che intendi condividere.

IntraDrive permette link con o senza password, accesso in lettura o modifica e download in un unico ZIP o vista della cartella. Il limite approvato sul singolo file è 5 TB, con ripresa del caricamento. Non confondere queste funzioni con una scadenza dei link: ogni requisito va verificato con il fornitore prima di inserirlo nel flusso di lavoro.

Area FTP per i clienti: ha ancora senso?

FTP e SFTP sono protocolli, non semplici nomi per una cartella condivisa. FTP nella forma di base non cifra la connessione; SFTP usa una connessione SSH cifrata. Se un gestionale, un macchinario o un processo programmato invia file tramite SFTP, quel requisito tecnico resta importante. Un accesso dal browser non sostituisce automaticamente un'integrazione basata sul protocollo.

Quando invece le persone entrano solo per caricare o scaricare documenti, un drive con aree riservate può rispondere al bisogno senza un programma FTP. Per una rete di clienti, filiali o punti vendita, controlla soprattutto la separazione delle cartelle, la gestione degli accessi e le versioni. La scelta dipende dall'uso reale, non dal nome storico dell'area file.

IntraDrive come evoluzione dell'area SFTP descrive questo scenario. Non usa il protocollo SFTP: si accede da browser e con IntraApp. Per invii automatici occorre valutare la soluzione con Thorsoft. Il confronto dei costi di aree SFTP e servizi di invio file separa prezzi, credenziali, spazio e traffico, senza trattare servizi diversi come equivalenti.

NAS o cloud?

Un NAS può essere adatto a un archivio locale, soprattutto se i file sono utilizzati prevalentemente in sede. Il suo costo, però, non coincide con quello del dispositivo e dei dischi. Nel confronto includi chi aggiorna il sistema, sostituisce i componenti, controlla i backup e gestisce gli accessi. Anche il tempo delle persone interne è una risorsa da considerare.

Per lavorare da remoto serve un accesso protetto e gestito. Per recuperare dati dopo un problema in sede serve una copia esterna, non soltanto un altro disco nello stesso luogo. Chiedi chi effettua le verifiche e come si prova il ripristino. Non basta sapere che un backup è previsto: occorre capire quali file comprende e quanto tempo richiede il recupero.

Con il cloud la gestione dell'infrastruttura passa al fornitore, ma l'azienda conserva responsabilità sulle autorizzazioni e sulle proprie regole. Valuta disponibilità della connessione, assistenza, esportazione dei file e condizioni contrattuali. La decisione può anche essere mista: un archivio locale per certi usi e un drive cloud per collaborazione e scambio esterno, con ruoli chiari per entrambi.

Prezzo per utente o per spazio: come calcolare il costo reale

Una tariffa per utente va moltiplicata per le persone da licenziare, rispettando gli eventuali minimi. Un canone per piano va invece confrontato con il numero massimo di utenti incluso. Lo spazio può essere individuale, condiviso in pool o assegnato all'intero team. Queste differenze impediscono di confrontare soltanto il numero scritto accanto al prezzo.

Considera un esempio con 30 utenti e circa 1 TB. IntraDrive costa 29 € di canone + 85 € per il pacchetto aggiuntivo da 1 TB = 114 €/mese + IVA. Lo spazio totale è 1.064 GB, perché il canone comprende 64 GB e qui 1 TB equivale a 1.000 GB. Gli utenti restano illimitati.

Nel configuratore IntraDrive puoi cambiare spazio e utenti. Per ciascun fornitore vengono valutati i piani indicati, escludendo quelli che non coprono la combinazione. Nei dati forniti, 30 utenti Google Workspace Business Starter hanno 900 GB complessivi: per 1.064 GB viene quindi selezionato Business Standard. Lo spazio OneDrive resta per utente e non va confuso con un'unica area di team.

Controlla anche la fatturazione: un costo mensile equivalente non significa pagamento mensile. Valute, rinnovi, traffico aggiuntivo e ampliamenti possono incidere sul totale. Il confronto dei prezzi dei drive aziendali riporta fonti e date; il confronto dei drive europei e italiani affianca altri listini. Verifica sempre le condizioni aggiornate sui siti dei fornitori.

Sicurezza e GDPR: dove sono i dati, certificazioni, versioni e backup

Chiedi dove sono conservati i file e dove vengono trattati i dati. La sede del fornitore, il luogo di archiviazione e i nodi che distribuiscono i contenuti sono informazioni diverse. Per IntraDrive i dati sono conservati su AWS a Milano e distribuiti tramite CloudFront. Non attribuire a una rete di distribuzione il ruolo di archivio principale.

Le certificazioni ISO/IEC 27001, 27017 e 27018 sono elementi da verificare insieme al loro ambito. Chiedi documentazione, soggetto certificato e copertura del servizio. Non sostituiscono le verifiche contrattuali né rendono automaticamente conforme ogni uso. Per il GDPR servono anche accordi sul trattamento, finalità, autorizzazioni e regole di conservazione definite dall'azienda.

Controlla autenticazione a due fattori, cifratura a riposo e in transito, revoca degli accessi e gestione degli account cessati. Versioni e cestino aiutano a recuperare errori quotidiani, ma chiedi quanto restano disponibili e chi può eliminarli. Una copia separata ha uno scopo diverso dalla cronologia dei file e deve avere condizioni di recupero esplicite.

La regola di backup 3-2-1 è un criterio generale: tre copie dei dati, su due tipi di supporto, con una copia fuori sede. Non è una certificazione né una descrizione automatica di qualsiasi drive. Per IntraDrive la copia separata su S3 Glacier Deep Archive consente recupero su richiesta per 180 giorni dall'eliminazione definitiva; il ripristino richiede alcune ore. Pianifica le procedure coerentemente con questi tempi.

Collaborazione e condivisione documentale: permessi da controllare

Parti dal principio che ogni persona debba vedere solo quanto necessario. Verifica permessi su file e cartelle, distinzione tra visualizzazione e modifica e possibilità di assegnare accessi a gruppi. Controlla l'ereditarietà: una modifica sulla cartella principale può avere conseguenze su tutto il ramo. Prima di applicarla a un archivio reale, prova gli effetti con account di ruoli diversi.

Gli esterni meritano una verifica dedicata. Un link pubblico, un ospite invitato e un collaboratore di un'altra azienda non sono necessariamente la stessa modalità di accesso. Chiedi chi può creare nuove condivisioni e se l'amministratore può bloccarle in certe aree. Anche chi prepara la struttura delle cartelle non deve per forza leggere i documenti che verranno caricati.

IntraDrive prevede un permesso “drive” per organizzare l'albero delle cartelle senza vedere nomi e contenuti dei file. Se scegli ThorIA, il modulo facoltativo opera entro i permessi dell'utente. La prova utile non è una promessa generica: accedi con un profilo limitato e verifica quali cartelle sono disponibili. Per scadenze e approvazioni approfondisci invece IntraThor DMS.

Checklist per scegliere il drive aziendale

1. Definisci gli usi: archivio, collaborazione, scambio esterno e backup.
2. Conta gli accessi: interni, ospiti, destinatari occasionali e processi automatici.
3. Misura lo spazio: includi versioni, cestino e crescita prevista.
4. Controlla il singolo file: limite, caricamento interrotto e download.
5. Prova i permessi: file, cartelle, gruppi, ereditarietà ed esterni.
6. Verifica Office: anteprima, modifica collaborativa e licenze necessarie.
7. Chiedi la localizzazione: archiviazione, trattamento e distribuzione dei dati.
8. Prova il recupero: versioni, cestino, copia separata e tempi di ripristino.
9. Calcola il totale: minimi utenti, spazio, traffico, fatturazione e migrazione.
10. Pianifica uscita e avvio: esportazione, formazione, assistenza e responsabilità interne.

Usa gli stessi casi per tutte le demo e annota i risultati. Una cartella riservata, un file pesante e un documento condiviso bastano a far emergere molte differenze. Prima di trasferire l'archivio, definisci proprietà, struttura e referenti. Per approfondire i processi leggi anche la guida alla gestione documentale aziendale.

F.A.Q. - Domande frequenti