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Cosa va conservato
Rientrano nella conservazione digitale a norma due tipi di documenti: i registri cronologici di carico e scarico tenuti in modalità digitale e i formulari di identificazione dei rifiuti (FIR) digitali. Non si tratta di una semplice copia di sicurezza: lo scopo è garantire nel tempo che i dati restino accessibili, utilizzabili, integri, autentici e reperibili.
La conservazione è a cura dell'operatore. In pratica è l'impresa a doverla avviare: nessuno lo fa al suo posto in automatico, nemmeno il portale con cui ha compilato o trasmesso i documenti. Per i termini tecnici puoi consultare il glossario Thorsoft.
Chi è obbligato
L'obbligo riguarda gli operatori iscritti al RENTRI che tengono il registro e/o emettono FIR in formato digitale: produttori, trasportatori e gestori di rifiuti soggetti all'obbligo di iscrizione.
Per i formulari c'è una data da tenere presente. Il periodo transitorio previsto dalla L. 26/2026 va dal 1 marzo al 15 settembre 2026: dal 16 settembre 2026 il FIR digitale è obbligatorio per gli iscritti al RENTRI. Di conseguenza, anche i FIR digitali entrano a pieno titolo nel perimetro della conservazione. Per un quadro più ampio sugli obblighi, leggi le domande frequenti sulla normativa RENTRI.
Quali regole si applicano
Il D.M. 59/2023 qualifica il registro come documento informatico. Le modalità operative sono descritte nella Modalità operativa 17 del Decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023. Sul piano tecnico si applicano il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID.
Per la durata della conservazione si fa riferimento all'art. 190 del D.Lgs. 152/2006: verifica il testo vigente per conoscere il periodo applicabile al tuo caso.
Entro quando mandare in conservazione
Il termine di riferimento che adottiamo è semplice: ogni registro RENTRI e ogni FIR vanno inviati in conservazione digitale a norma entro 12 mesi dall'invio al RENTRI. Non è una data fissa di calendario, ma una finestra mobile che scorre file per file: ogni documento ha la sua.
Il consiglio pratico è non arrivare all'ultimo mese utile. Programma invii regolari, per esempio trimestrali: il lavoro resta leggero e nessun file rischia di sfuggire.
Per i FIR digitali vale lo stesso principio: la conservazione è a cura dell'operatore secondo le regole AgID, e anche qui applichiamo il termine di riferimento di 12 mesi dall'invio al RENTRI.
Cosa conservare davvero: il file XML
L'immodificabilità riguarda il file XML del registro, costruito secondo gli schemi XSD del portale RENTRI. Il PDF è una stampa utile per la consultazione, ma non è il documento da conservare.
Ogni esportazione del file XML si chiude con una firma tecnica. Se però archivi il file prima della conservazione a norma, serve la firma qualificata: il sigillo elettronico RENTRI non la sostituisce. Le rettifiche restano possibili e vengono tracciate con utente, data e ora.
In caso di controllo
L'impresa deve poter produrre il registro, tramite il proprio gestionale o i servizi di supporto. In base all'art. 4 del DM 59/2023 deve inoltre:
- rendere consultabili le registrazioni agli organi di controllo, in formato PDF/A o PDF;
- garantire la riproduzione dei documenti in conservazione;
- garantire l'estrazione dei dati trasmessi al RENTRI.
Una conservazione fatta con regolarità è il modo più semplice per avere tutto questo pronto quando serve.
Chi può fare la conservazione
Il portale RENTRI non offre un servizio di conservazione a norma. Serve un fornitore del servizio di conservazione, come già avviene per le fatture elettroniche, anche per chi usa i servizi di supporto del RENTRI. Prima di scegliere, fai al fornitore queste domande:
- È accreditato AgID?
- Supporta il formato XML del registro RENTRI e dei FIR?
- Come gestisce firma e marca temporale?
- Riconosce automaticamente registri e xFIR?
- Posso esportare i dati se un giorno cambio fornitore?
- Fornisce il manuale della conservazione?
- Che tipo di supporto è incluso?
Come ti aiuta HUB Docu
HUB Docu è il software di Errepi commercializzato da Thorsoft per la conservazione dei registri RENTRI e dei FIR. Carichi il file XML del registro o del formulario e HUB Docu lo invia in conservazione nell'ambiente certificato AgID integrato. Trovi tutti gli articoli sul tema nella categoria RENTRI.
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Richiedi HUB DocuF.A.Q. - Domande frequenti
Il registro RENTRI va conservato?
Sì. Il registro cronologico di carico e scarico tenuto in modalità digitale è soggetto a conservazione digitale a norma. La conservazione è a cura dell'operatore, che deve avviarla rivolgendosi a un fornitore del servizio di conservazione.
Anche i FIR digitali vanno conservati?
Sì. Anche i FIR digitali sono soggetti a conservazione a cura dell'operatore secondo le regole AgID. Dal 16 settembre 2026, finito il periodo transitorio, il FIR digitale è obbligatorio per gli iscritti al RENTRI.
Entro quando devo mandare in conservazione un file inviato al RENTRI?
Il nostro termine di riferimento è di 12 mesi dall'invio al RENTRI: una finestra mobile che scorre file per file. Le FAQ ufficiali del RENTRI parlano di versamento almeno una volta all'anno e ammettono più modalità: i dettagli sono nella nota sulle fonti di questo articolo.
Serve la firma digitale?
Secondo le FAQ ufficiali del RENTRI, il versamento definitivo nel sistema di conservazione avviene con firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale. Se archivi il file XML prima della conservazione a norma serve la firma qualificata: il sigillo elettronico RENTRI non la sostituisce.
Posso usare il PDF del registro?
Il PDF è una stampa per la consultazione. L'immodificabilità riguarda il file XML del registro, costruito secondo gli schemi XSD del portale RENTRI: è questo il file da mandare in conservazione.
Il portale RENTRI conserva i miei registri?
No. Il portale RENTRI non offre un servizio di conservazione a norma: serve un fornitore del servizio di conservazione, come per le fatture elettroniche, anche per chi usa i servizi di supporto del RENTRI.
Informazioni di carattere generale basate sulle FAQ ufficiali del RENTRI e su fonti pubbliche. Verifica sempre il testo vigente e confrontati con il tuo consulente ambientale.