Attivare un canale di whistleblowing non significa solo scegliere una piattaforma. Serve un documento che spieghi a tutti come funziona: la procedura. È il punto di riferimento per chi vuole segnalare, per chi gestisce le segnalazioni e per chi deve verificare che il sistema rispetti il D.Lgs. 24/2023.
In questa guida vediamo a cosa serve la procedura, quali contenuti non possono mancare, come comunicarla alle organizzazioni sindacali, quali errori evitare e un indice di esempio da cui partire. Per un quadro generale sulla norma leggi cos'è il whistleblowing e cosa prevede il D.Lgs. 24/2023.
A cosa serve la procedura
La procedura whistleblowing ha tre funzioni principali:
- Informare: spiega a dipendenti e collaboratori che il canale esiste, chi può usarlo e come.
- Organizzare: stabilisce chi riceve le segnalazioni, cosa deve fare e in quali tempi.
- Dimostrare: documenta che l'ente ha adottato regole coerenti con il D.Lgs. 24/2023. Una procedura non conforme è tra le situazioni che l'ANAC può sanzionare.
Una procedura chiara riduce i dubbi di chi deve segnalare e rende più semplice il lavoro di chi gestisce il canale, che sa esattamente quali passaggi seguire.
I contenuti minimi
Ambito e soggetti
La procedura deve indicare chi può effettuare una segnalazione e quali tipi di violazioni rientrano nel canale. È utile usare un linguaggio semplice, con esempi comprensibili anche per chi non ha competenze giuridiche.
Gestore del canale
Va indicato chi gestisce le segnalazioni: una persona o un ufficio interno, oppure un soggetto esterno, in ogni caso autonomo e formato. Per approfondire leggi chi può essere il gestore del canale whistleblowing.
Canali e modalità di segnalazione
La procedura descrive le modalità con cui si può segnalare:
- scritta, ad esempio tramite una piattaforma online;
- orale;
- incontro diretto con il gestore, su richiesta del segnalante.
Tempi di gestione
Il D.Lgs. 24/2023 (art. 5) prevede l'avviso di ricevimento entro 7 giorni e il riscontro entro 3 mesi. La procedura deve riportarli e spiegare chi se ne occupa.
Tutele e divieto di ritorsioni
Chi segnala deve sapere che la sua identità è protetta e che sono vietate ritorsioni nei suoi confronti. È una parte essenziale: senza fiducia nelle tutele, il canale rischia di restare inutilizzato.
Trattamento dei dati e conservazione
La procedura deve spiegare come vengono trattati i dati personali e per quanto tempo vengono conservati: non oltre 5 anni dall'esito finale della segnalazione. Accanto alla procedura serve un'informativa privacy per il segnalante.
Formazione
È opportuno prevedere la formazione di chi gestisce il canale e l'informazione dei dipendenti, così che tutti sappiano come funziona il sistema.
Pubblicazione e informazione ai dipendenti
La procedura va resa facilmente accessibile: ad esempio nella intranet, nelle bacheche aziendali o sul sito. Indica nel documento dove viene pubblicata e come vengono informati i nuovi assunti.
Checklist della procedura
Prima di approvare la procedura, verifica di poter rispondere sì a tutte queste domande:
- È indicato chi può segnalare e quali violazioni si possono segnalare?
- È nominato il gestore del canale, interno o esterno?
- Sono descritte le modalità di segnalazione: scritta, orale e incontro diretto?
- Sono indicati i tempi: avviso di ricevimento entro 7 giorni e riscontro entro 3 mesi?
- Sono spiegate le tutele per il segnalante e il divieto di ritorsioni?
- È chiarito come vengono trattati i dati e che si conservano non oltre 5 anni dall'esito finale?
- È prevista la formazione di chi gestisce il canale e dei dipendenti?
- È indicato dove viene pubblicata la procedura e come vengono informati i dipendenti?
La comunicazione alle organizzazioni sindacali
Secondo l'art. 4 del D.Lgs. 24/2023, il canale interno si attiva dopo una comunicazione alle rappresentanze o organizzazioni sindacali. In pratica conviene:
- preparare la procedura in versione definitiva;
- inviarla alle rappresentanze o organizzazioni sindacali con una breve lettera di accompagnamento;
- conservare traccia dell'invio;
- attivare il canale e pubblicare la procedura.
Le modalità della comunicazione possono variare da azienda ad azienda: nei casi dubbi confrontati con il tuo consulente.
Errori frequenti
- Copiare una procedura generica senza adattarla all'organizzazione reale.
- Non indicare il gestore o indicarne uno senza autonomia o formazione.
- Dimenticare i tempi di 7 giorni e 3 mesi, o non dire chi deve rispettarli.
- Trascurare la privacy, ad esempio senza indicare i tempi di conservazione.
- Non pubblicare la procedura, lasciandola in un archivio che nessuno consulta.
- Non aggiornarla quando cambiano il gestore, gli strumenti o l'organizzazione.
Indice di esempio
Una struttura possibile, da adattare alla tua realtà con il supporto di un professionista:
- Scopo e riferimenti normativi
- Ambito di applicazione e soggetti che possono segnalare
- Oggetto delle segnalazioni
- Gestore del canale
- Canali e modalità di segnalazione
- Gestione della segnalazione: avviso di ricevimento, verifica, riscontro
- Tutele del segnalante e divieto di ritorsioni
- Trattamento dei dati e conservazione
- Formazione e informazione
- Pubblicazione e aggiornamento della procedura
Template pronti con Whisper
Il software whistleblowing Whisper include un template di procedura whistleblowing e un template di informativa privacy per il segnalante, da personalizzare. Se stai valutando diverse piattaforme, leggi come scegliere un software whistleblowing.
Come scriverla in pratica
- Coinvolgi le persone giuste: direzione, HR, chi si occupa di privacy e il futuro gestore del canale, oltre al consulente legale.
- Parti dall'organizzazione reale: descrivi chi fa cosa nella tua azienda, non in un'azienda ideale.
- Scrivi in modo semplice: chi legge la procedura deve capire in pochi minuti come segnalare e cosa aspettarsi.
- Allinea procedura e strumento: le modalità descritte devono corrispondere a quelle davvero disponibili sulla piattaforma.
- Prevedi una revisione periodica: indica chi aggiorna il documento e quando.
Due termini utili
Avviso di ricevimento: la conferma inviata al segnalante che la segnalazione è arrivata, entro 7 giorni. Riscontro: la comunicazione al segnalante sull'esito o sullo stato della segnalazione, entro 3 mesi.
Domande frequenti
Cosa deve contenere la procedura whistleblowing?
Ambito e soggetti, gestore del canale, canali e modalità di segnalazione, tempi di gestione, tutele e divieto di ritorsioni, trattamento e conservazione dei dati, formazione, pubblicazione e informazione ai dipendenti.
Quali tempi deve indicare la procedura?
L'avviso di ricevimento entro 7 giorni e il riscontro entro 3 mesi, come previsto dall'art. 5 del D.Lgs. 24/2023.
Per quanto tempo si conservano i dati delle segnalazioni?
Non oltre 5 anni dall'esito finale della segnalazione.
La procedura va comunicata ai sindacati?
Sì, il canale interno si attiva dopo una comunicazione alle rappresentanze o organizzazioni sindacali (art. 4 del D.Lgs. 24/2023).
Whisper include un modello di procedura?
Sì, Whisper include un template di procedura whistleblowing e un template di informativa privacy per il segnalante.
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Informazioni di carattere generale, non costituiscono consulenza legale: verifica la tua situazione con un professionista e consulta le ultime Linee Guida ANAC.