Ogni canale di whistleblowing ha bisogno di qualcuno che lo gestisca. Il D.Lgs. 24/2023 lascia all'ente la scelta tra una soluzione interna e una esterna, ma fissa due requisiti chiari: autonomia e formazione. In questo articolo vediamo cosa fa il gestore, come sceglierlo e quali strumenti possono aiutarlo.
Se devi ancora capire se la tua azienda è tenuta ad attivare il canale, leggi prima chi è obbligato ad avere il canale di segnalazione.
Ruolo e compiti del gestore
Il gestore accompagna la segnalazione dall'arrivo alla chiusura. I suoi compiti principali sono:
- Avviso di ricevimento: conferma al segnalante di aver ricevuto la segnalazione entro 7 giorni.
- Interlocuzione: mantiene il dialogo con il segnalante e, se serve, chiede chiarimenti o integrazioni.
- Verifica: esamina la segnalazione e valuta i fatti riportati.
- Riscontro: comunica al segnalante l'esito o lo stato della segnalazione entro 3 mesi.
La mancata verifica delle segnalazioni è tra le situazioni che l'ANAC può sanzionare, con importi da 10.000 a 50.000 euro: per questo il ruolo del gestore va preso sul serio fin dall'inizio.
Gestore interno o esterno
Il D.Lgs. 24/2023 consente di affidare la gestione del canale a:
- una persona interna;
- un ufficio interno dedicato;
- un soggetto esterno, anch'esso autonomo e formato.
| Aspetto | Gestore interno | Gestore esterno |
|---|---|---|
| Conoscenza dell'organizzazione | Conosce già persone e processi | Deve acquisirla |
| Distanza dai fatti segnalati | Da valutare caso per caso | Generalmente maggiore |
| Requisiti | Autonomia e formazione | Autonomia e formazione |
Non esiste una scelta valida per tutti: dipende dalle dimensioni dell'ente, dalla sua organizzazione e dalle competenze disponibili. La scelta va comunque indicata nella procedura whistleblowing.
Requisiti di autonomia e formazione
Autonomia significa che il gestore deve poter esaminare le segnalazioni senza condizionamenti, anche quando riguardano persone con ruoli di responsabilità. Nella pratica è utile chiarire a chi risponde il gestore e quali risorse ha a disposizione.
Formazione significa conoscere la norma, i tempi, le tutele per il segnalante e le regole sul trattamento dei dati, che si conservano non oltre 5 anni dall'esito finale.
Conflitto di interessi
In termini generali, il gestore non dovrebbe trovarsi a valutare segnalazioni che lo riguardano direttamente o che coinvolgono persone con cui ha un legame tale da comprometterne l'imparzialità. Conviene prevedere nella procedura cosa succede in questi casi, ad esempio indicando una figura alternativa. Per le situazioni specifiche è bene confrontarsi con un professionista.
La formazione del gestore
Un percorso di formazione per il gestore può toccare questi temi:
- i contenuti del D.Lgs. 24/2023 e delle Linee Guida ANAC;
- le modalità di segnalazione: scritta, orale e incontro diretto;
- i tempi di 7 giorni e 3 mesi e come rispettarli;
- le tutele del segnalante e il divieto di ritorsioni;
- la riservatezza e la conservazione dei dati;
- l'uso della piattaforma di segnalazione.
È utile aggiornare la formazione quando cambiano norme, linee guida o strumenti.
Strumenti di supporto
Una piattaforma dedicata semplifica il lavoro del gestore. Due funzioni sono particolarmente utili:
- Registro delle attività: tiene traccia di ogni passaggio, dalla ricezione al riscontro.
- Notifiche: avvisano il gestore all'arrivo di una nuova segnalazione, così da rispettare i tempi.
Il software whistleblowing Whisper offre un registro attività ODV/Whistleblowing, notifiche e alert via email e lo smistamento automatico delle segnalazioni. Per confrontare le piattaforme leggi come scegliere un software whistleblowing, e per le basi della norma cos'è il whistleblowing.
Un esempio pratico
Arriva una segnalazione scritta tramite la piattaforma. Il gestore riceve la notifica, invia l'avviso di ricevimento entro 7 giorni e chiede al segnalante alcuni chiarimenti. Esamina i fatti, annota ogni passaggio nel registro delle attività e, entro 3 mesi, comunica il riscontro. Ogni fase resta documentata.
Checklist per la scelta del gestore
- Il gestore ha l'autonomia necessaria per esaminare anche segnalazioni delicate?
- Ha ricevuto una formazione adeguata e sa come aggiornarla?
- È prevista una figura alternativa in caso di conflitto di interessi?
- Ha il tempo necessario per rispettare i 7 giorni e i 3 mesi?
- Dispone di uno strumento con registro delle attività e notifiche?
- La scelta è indicata nella procedura e comunicata ai dipendenti?
Due termini utili
Interlocuzione: il dialogo tra gestore e segnalante durante la gestione della segnalazione. Registro delle attività: la traccia ordinata di tutti i passaggi svolti su ogni segnalazione.
Domande frequenti
Chi può essere il gestore del canale whistleblowing?
Una persona o un ufficio interno, oppure un soggetto esterno, purché autonomi e formati.
Cosa fa il gestore del canale?
Invia l'avviso di ricevimento entro 7 giorni, mantiene il dialogo con il segnalante, verifica la segnalazione e dà riscontro entro 3 mesi.
Il gestore deve essere formato?
Sì, la formazione è uno dei requisiti del gestore, insieme all'autonomia.
Quali strumenti aiutano il gestore?
Un registro delle attività e le notifiche all'arrivo delle segnalazioni. Whisper offre il registro attività ODV/Whistleblowing e notifiche e alert via email.
Richiedi una demo
Scopri come Whisper aiuta il gestore con registro attività, notifiche e smistamento delle segnalazioni.
Informazioni di carattere generale, non costituiscono consulenza legale: verifica la tua situazione con un professionista e consulta le ultime Linee Guida ANAC.