Il whistleblowing e il modello 231 sono strettamente collegati. Per molte aziende che hanno già un modello organizzativo, il D.Lgs. 24/2023 ha significato rivedere documenti, regole interne e rapporti con l'Organismo di Vigilanza (OdV). In questo articolo vediamo cosa cambia e come organizzarsi.
Per un quadro completo su chi deve avere il canale leggi whistleblowing: chi è obbligato.
L'obbligo per gli enti con modello 231
La regola generale lega l'obbligo del canale interno alla soglia di una media di almeno 50 lavoratori nell'ultimo anno. Per gli enti con modello organizzativo 231 la soglia non conta: l'obbligo vale anche sotto i 50 lavoratori.
Una piccola società con un modello 231 deve quindi avere un canale interno conforme, con avviso di ricevimento entro 7 giorni, riscontro entro 3 mesi e modalità di segnalazione scritta, orale o tramite incontro diretto.
Un esempio pratico
Un'azienda con 30 dipendenti ha adottato un modello 231 per i rapporti con la pubblica amministrazione. Pur restando sotto la soglia dei 50, deve attivare il canale interno, scrivere la procedura e comunicarla alle rappresentanze o organizzazioni sindacali prima di renderlo operativo.
Aggiornare il modello e il sistema disciplinare
L'introduzione del canale si riflette sui documenti del modello 231. In termini generali è utile rivedere:
- la parte del modello che descrive le segnalazioni, collegandola alla nuova procedura;
- il sistema disciplinare, così che tenga conto delle regole sul whistleblowing, come il divieto di ritorsioni;
- il codice etico o di comportamento, se richiama i canali di segnalazione;
- i riferimenti al gestore del canale e ai suoi rapporti con l'OdV.
Per i contenuti della procedura vera e propria leggi procedura whistleblowing: cosa deve contenere. Gli aggiornamenti del modello vanno valutati con il consulente che lo segue.
Informazione ai dipendenti e formazione
Un canale che nessuno conosce non serve. Nell'ambito del modello 231 conviene integrare il whistleblowing nelle attività di informazione e formazione già previste:
- spiegare che cos'è il canale, chi può usarlo e come;
- chiarire le tutele per il segnalante;
- indicare dove trovare la procedura;
- formare in modo specifico chi gestisce le segnalazioni.
Il ruolo dell'Organismo di Vigilanza
Il D.Lgs. 24/2023 lascia all'ente la scelta del gestore del canale: una persona o un ufficio interno, oppure un soggetto esterno autonomo e formato. Per approfondire leggi chi può essere il gestore del canale whistleblowing.
Indipendentemente da chi gestisce il canale, l'OdV ha bisogno di informazioni per vigilare sul funzionamento del modello. In termini generali è utile definire:
- Flussi informativi sul canale: quali informazioni sulle segnalazioni arrivano all'OdV e con quale frequenza.
- Riservatezza: come condividere le informazioni necessarie tutelando l'identità del segnalante.
- Registro delle attività: una traccia ordinata di ricezione, verifica e riscontro delle segnalazioni.
La funzione di Whisper
Il software whistleblowing Whisper include un registro attività ODV/Whistleblowing, che tiene traccia delle attività svolte su ogni segnalazione, insieme a notifiche e alert via email e smistamento automatico. Per valutare le piattaforme leggi come scegliere un software whistleblowing e, per le basi della norma, cos'è il whistleblowing.
Checklist per gli enti con modello 231
- Il canale interno è attivo, anche se l'azienda ha meno di 50 lavoratori?
- La procedura whistleblowing è collegata al modello 231?
- Il sistema disciplinare tiene conto del divieto di ritorsioni?
- È stato scelto un gestore del canale autonomo e formato?
- Sono definiti i flussi informativi verso l'OdV?
- I dipendenti sono stati informati e il gestore è stato formato?
- La procedura è stata comunicata alle rappresentanze o organizzazioni sindacali?
Passi operativi
- Rileggi il modello 231 e individua le parti che parlano di segnalazioni.
- Prepara la procedura whistleblowing, con l'aiuto del consulente che segue il modello.
- Concorda con l'OdV quali informazioni ricevere e con quale frequenza.
- Aggiorna il sistema disciplinare e il codice etico, se necessario.
- Attiva la piattaforma, informa i dipendenti e forma il gestore.
Due termini utili
Modello 231: il modello organizzativo che un ente adotta per prevenire determinati reati. Organismo di Vigilanza (OdV): l'organismo che vigila sul funzionamento e sull'aggiornamento del modello.
Domande frequenti
Le aziende con modello 231 devono avere il canale whistleblowing?
Sì, gli enti con modello organizzativo 231 devono attivare il canale interno anche con meno di 50 lavoratori.
Bisogna aggiornare il modello 231?
In generale sì: conviene rivedere la parte sulle segnalazioni e il sistema disciplinare, valutando gli aggiornamenti con il consulente che segue il modello.
Che ruolo ha l'OdV nel whistleblowing?
In termini generali l'OdV riceve flussi informativi sul canale per vigilare sul funzionamento del modello, nel rispetto della riservatezza del segnalante.
Whisper aiuta nel rapporto con l'OdV?
Whisper include un registro attività ODV/Whistleblowing che tiene traccia delle attività svolte su ogni segnalazione.
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Informazioni di carattere generale, non costituiscono consulenza legale: verifica la tua situazione con un professionista e consulta le ultime Linee Guida ANAC.